Man könnte denken, dass es keine Möglichkeit gibt, eine Veranstaltung mit einem Budget von Null zu organisieren, aber, vertrauen Sie mir, ich habe es getan, und es ist absolut möglich. Sie werden Geduld und Entschlossenheit benötigen, um Ihr eigenes Eventplanungsgeschäft zu starten, aber Sie werden sicherlich kein Kapital aufbringen müssen. Koordinieren Sie Ihr Projekt strikt, halten Sie die von Ihnen selbst gesetzten Termine ein und seien Sie hartnäckig.

1. Idee und Konzept

Wenn Sie sich eine Veranstaltungsidee ausgedacht haben, denken Sie daran, flexibel zu sein. Lassen Sie sich etwas Raum für die Modifikation und Weiterentwicklung der Idee. Sobald Sie die Idee fertig haben, entwickeln Sie das Konzept der Veranstaltung. Das Konzept wird Ihnen einen größeren Wettbewerbsvorteil verschaffen; es ist das, was Ihre Veranstaltung von ähnlichen Veranstaltungen abhebt. Das Veranstaltungskonzept kann Dinge wie Design, Zusammenarbeit und Partnerschaften mit Unternehmen, Technologie, Standort und anderen beinhalten. Heutzutage streben die meisten Veranstaltungsplaner danach, umweltfreundliche Veranstaltungen durchzuführen, zu denen auch Recycling, Online-Werbung und andere gehören. Weitere Ideen für umweltfreundliche Konzepte finden Sie in den 10 Tipps zur Organisation von Green Events. Denken Sie daran, dass Sie nicht nur eine Veranstaltung durchführen, sondern ein Erlebnis für Ihr Publikum schaffen. Damit komme ich zum zweiten Punkt.

2. Bestimmen Sie das Publikum

Die Bestimmung des Publikums für Ihre Veranstaltung sollte nicht unterschätzt werden. Ihr Publikum ist der Schlüssel zur Suche nach den richtigen Sponsoren und Partnern. Also, stellen Sie sich diese Fragen: Ist meine Veranstaltungsnische und werden bestimmte Arten von Personen/Unternehmen auftauchen? Welches Publikum haben die Referenten, die ich im Sinn habe, bisher angezogen? Welche Gruppen werden angesichts der Teilnahmekosten teilnehmen? Wenn es zu teuer ist, werden die Schüler vielleicht nicht gerne teilnehmen. Seien Sie darauf vorbereitet, Rabatte zu gewähren und einen Aktionszeitraum einzurichten. Berücksichtigen Sie auch den Ort und die Uhrzeit der Veranstaltung, um zu schätzen, wer teilnehmen kann.

3. Erstellen Sie die Agenda

Sobald Sie Ihr Konzept festgelegt und das erwartete Publikum geschätzt haben, denken Sie über die Agenda der Veranstaltung nach. Möchtest du eine ganztägige Veranstaltung haben, wird es ein Workshop sein, der sich über ein paar Wochen erstreckt? Wen sind die Referenten, die Sie einladen können? Abhängig von Ihren Antworten können Sie mit der Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort, Partnern und Sponsoren beginnen.

4. Finden Sie den richtigen Veranstaltungsort

Der Veranstaltungsort ist sehr wichtig. Für eine ganztägige Konferenz ist ein Kongresszentrum geeignet, aber Sie haben Workshops, ein Ort, der eine enge Zusammenarbeit der Teilnehmer ermöglicht, ist besser. In jedem Fall sollten Sie einen Partnerschaftsvorschlag für den von Ihnen gewählten Standort vorbereiten. Ziel ist es, einen Ort zu finden, mit dem Sie gemeinsame Interessen haben, so dass Sie darüber verhandeln können, ihn kostenlos zu nutzen. Ja, es ist möglich.

5. Referenten kostenlos einladen

Um kostenlose Referenten für Ihre Veranstaltung zu gewinnen, sollten Sie einen gut ausgearbeiteten Veranstaltungsplan haben, der Leidenschaft und Inspiration zeigt, damit Sie ihnen nach ihrer Teilnahme eine Liste unwiderstehlicher Vorteile anbieten können. Für jeden Redner werden diese unterschiedlich sein, aber ein gemeinsamer ist die Popularisierung seines Namens und seiner Marke bei einer Zielgruppe sowie eine Werbemöglichkeit. Werde nicht melancholisch, wenn du dich weigerst, teilzunehmen, sondern sei bereit, deinen Vorschlag zu ändern und habe immer ein paar andere Dozenten im Hinterkopf.

6. Partner finden

Partnerschaften sind nicht so schwer zu bekommen, wie es sich anhört. Wenden Sie sich an Unternehmen wie Kaffee- und Wasserversorger, damit Sie auf Ihrer Veranstaltung für einige Getränke sorgen können. Sie können Designstudenten auch anbieten, ihr Portfolio zu erweitern, indem Sie Werbe- und andere Materialien für die Veranstaltung erstellen.

7. Sponsoren finden

Erstens müssen Sie sorgfältig überlegen, welche Unternehmen und Organisationen an einem Sponsoring Ihrer Veranstaltung interessiert sind und welche Vorteile dieses Sponsoring ihnen bietet. Sponsorenunternehmen interessieren sich für das Publikum und das Thema der Veranstaltung, wenn sie entscheiden, ob Ihre Veranstaltung ein geeigneter Ort zur Förderung ihrer Marke ist oder nicht. Sponsoring ist vor allem eine Möglichkeit, Marken zu verbinden. Detaillierte Informationen zur Gewinnung von Veranstaltungssponsoren finden Sie in unseren Artikeln Suche nach einem Veranstaltungssponsor? (Teil 1) und suchen einen Sponsor für die Veranstaltung? (Teil 2).

8. Kostenlose Marketing- und Medienpartner

Ob es möglich ist, eine ausreichende Marketingkampagne kostenlos durchzuführen, ist ein eigenes Thema. Es gibt einige Möglichkeiten, teure On- und Offline-Werbung zu umgehen. Erstens gibt es Social Media, mit denen man mit etwas Begeisterung umgehen kann. Sie können viele Informationen online mit Tipps und Analysen finden, wie man Social Media für die Werbung nutzt und welche Art von Fehlern Sie um jeden Preis vermeiden sollten. Doch eines der mächtigsten Werkzeuge für Online-Promotion ist es, über überzeugende Inhalte zu verfügen, die Sie mit Ihrer Zielgruppe teilen können. Die Suche nach Medienpartnern, um über Ihre Veranstaltung zu sprechen, die Verbreitung von Interviews und Reviews wäre ein guter Ausgangspunkt für Ihre Marketingkampagne. Die Medien geben Ihnen Glaubwürdigkeit, also stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einen angesehenen Medienpartner finden.

9. Kostenlose Website

Website-Design kann tatsächlich die Hälfte Ihres Budgets kosten, also versuchen Sie stattdessen, es selbst zu tun. Viele Lösungen wie WordPress und Wix bieten großartige Dienste für die kostenlose Erstellung einer individuellen Website. Sie benötigen keine umfangreichen HTML-Kenntnisse und vermeiden Hostingkosten.

10. Wählen Sie Ihre Eventmanagement-Software mit Bedacht aus.

Betrachten Sie 2 Dinge

  • Arbeiten Sie nicht mit Diensten zusammen, die Vorauszahlungen verlangen.
  • Arbeiten Sie nicht mit Diensten zusammen, die Ihr Geld zurückhalten.

Bevor Sie sich für Ihre Eventmanagement- und Ticketing-Software entscheiden, suchen Sie gründlich nach einer Lösung, die tatsächlich für Sie funktioniert. Berücksichtigen Sie die Ihnen angebotenen Optionen und die entsprechenden Preise. Sie sollten die Lösung wählen, die Ihnen die größtmögliche Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten bietet, ohne Sie an Dritte zu binden. Auch mein Ratschlag ist, dass Sie den Gebührenerhebungsprozess der Software recherchieren, sonst könnten Sie am Ende negativ überrascht sein, dass Ihr Geld aufgrund von Transaktionsprozessen zurückgehalten wird.

11. Bauen Sie Ihre Preise sorgfältig aus

Der Preisplan Ihrer Veranstaltung spielt eine entscheidende Rolle im Entscheidungsprozess vieler Teilnehmer. Tipps zur Budgetierung finden Sie in unserem Artikel Wie Sie Ihr Budget genau schätzen können. Auch hier sollten Sie darauf vorbereitet sein, Werbezeiten und Rabatte einzurichten.

12. Go-Live

Der Going Live ist der letzte Schritt vor der Veranstaltung selbst. Sobald Ihre Veranstaltung live geht, bereiten Sie sich darauf vor, Fragen zu beantworten und Ihre Ergebnisse stündlich zu verfolgen, damit Sie Ihre Pläne an die Umstände anpassen können.